L'intelligenza artificiale che pianifica i turni. Dalla Korea il primo studio

Era chiaro che non ci mancasse molto e puntualmente, sono arrivati i primi risultati sulla pianificazione dei turni di lavoro interamente gestiti dall'intelligenza attificiale.

Arriva dalla Corea del Sud il primo studio empirico su un sistema di programmazione dei turni infermieristici basato su un’automazione robotica dei processi ed è stato condotto al Myongji Hospital, un ospedale da 500 posti letto, con il coinvolgimento di 102 infermieri operanti in reparti di medicina generale, in due “Integrated Nursing Care Service Wards” e in due unità di terapia intensiva. La ricerca è stata approvata dal comitato etico dell’ospedale e finanziata dallo stesso Myongji Hospital.

Lo studio Development of a nurse scheduling program using robotic process automation in Korea (Sun Young Jung, Hyung-Eun Seo, Sung Hwa Hong, and Eun-Young Doo) ha sviluppato e implementato un programma di “Robotic Process Automation” per la gestione dei turni, integrato nei flussi di lavoro dei nurse manager, con l’obiettivo di automatizzare la creazione dei calendari mensili, rispettare le linee guida nazionali sul lavoro a turni e tenere conto, nei limiti del possibile, delle preferenze del personale. Il progetto si inserisce nel “Nurse Shift System Improvement Pilot Project” avviato nel 2022 dal Ministero della Salute e del Welfare coreano, che prevede orari prevedibili e criteri specifici per l’organico notturno.

Dopo una fase di osservazione dei processi esistenti in tre unità, il team ha costruito un bot in grado di generare automaticamente i turni, sottoporli a revisione e registrarli nel sistema informativo ospedaliero. Gli infermieri hanno inserito le proprie richieste di turno e di giorni di riposo attraverso un foglio condiviso, mentre i nurse manager hanno aggiornato i dati del personale e verificato i vincoli organizzativi. Il sistema ha prodotto calendari conformi alle regole nazionali, con un numero limitato di giorni consecutivi di lavoro, un tetto ai turni notturni consecutivi e pause obbligatorie dopo più turni notturni.

I risultati mostrano che l’introduzione del sistema RPA non ha modificato in modo significativo le caratteristiche di lavoro (numero di giorni consecutivi, numero di turni mensili, rispetto delle pause dopo turni notturni) né lo stato di salute percepito dagli infermieri. Al contrario, il rapporto tempo libero-lavoro è migliorato in modo statisticamente significativo nel gruppo sperimentale, mentre nel gruppo di controllo è diminuito. Gli autori attribuiscono questo risultato alla maggiore prevedibilità dei turni, pubblicati con uno-tre mesi di anticipo, che ha consentito al personale di organizzare meglio la vita privata.

Gli autori dichiarano direttamente nel testo che: “questo studio è il primo in Corea del Sud a sviluppare e implementare un sistema di turni per infermieri basato sulla RPA e a valutarne l'impatto sui risultati del personale. I risultati suggeriscono che la RPA possa non solo migliorare l'equilibrio tra vita professionale e privata e potenzialmente accrescere la percezione di equità nella pianificazione dei turni, ma anche ridurre il carico amministrativo dei coordinatori infermieristici automatizzando attività di pianificazione complesse”. Sottolineano inoltre che: “la RPA offre una soluzione scalabile ed efficiente alle persistenti sfide legate alla pianificazione. Una sua implementazione efficace richiederà sostegno istituzionale, una valutazione continua e il coinvolgimento sia della dirigenza che del personale operativo.”

Nella discussione, gli autori riconoscono i limiti dello studio: è stato condotto in un singolo ospedale, con dati auto-riferiti e non ha misurato indicatori operativi come il tempo risparmiato nella pianificazione o la soddisfazione degli utenti del sistema. Per questo invitano a ricerche future che valutino l’applicabilità e la scalabilità del sistema in contesti diversi e che includano metriche più oggettive di performance.

In conclusione, lo studio del Myongji Hospital dimostra che l’automazione robotica della programmazione dei turni può migliorare la qualità della vita lavorativa degli infermieri, soprattutto grazie a una maggiore prevedibilità degli orari, senza però produrre, da sola, cambiamenti significativi nello stato di salute percepito. Gli autori ribadiscono che l’RPA non va considerato una soluzione isolata, ma una componente di una strategia più ampia, che deve includere politiche del personale, adeguato organico e interventi organizzativi per garantire salute, equità ed efficienza nel lavoro a turni.