Organizzare il tempo di lavoro degli infermieri. Le strategie dei manager infermieristici

Revisione a cura di Fabio Bertoncini e Ignazia Lo Burgio

Premessa
Il concetto di “gestione del tempo”, nato con la rivoluzione industriale, ha assunto una moderna accezione dalla connotazione intrinseca del “fare le cose in misura efficace ed efficiente”.

La letteratura attuale definisce la gestione del tempo come l’atto di influenzare le proprie dimensioni comportamentali al fine di completare quante più attività possibili entro un determinato periodo di tempo; tali dimensioni comportamentali racchiudono il concetto di “organizzazione del lavoro” intesa come la continua applicazione di tecniche di time management (TM) come abitudine.

All’interno di tutte le teorie organizzative, il TM assume una connotazione relativa a lavori di alta qualità, tralasciando ogni concetto relativo alla “quantità”; all’interno della qualità relativa alla gestione del tempo rientrano come fattore determinanti:
• definizione degli obiettivi e delle priorità,
• programmazione,
• delega o attribuzione di compiti.

Tutte queste variabili risultano facilitanti nel migliorare la produttività, il successo, l’efficacia del lavoro e la soddisfazione.
Al contrario, una non corretta applicazione dei principi di TM, sono risultati correlati a scarsa qualità del lavoro, bassa produttività, influenze negative sui percorsi professionali e alti livelli di stress.
All’interno del panorama infermieristico, l’utilizzo di strategie di gestione del tempo al fine di migliorare la pratica assistenziale, risulta non omogenea nel contesto internazionale.

Tra le cause della mancata applicazione di strategie di TM, la principale è risultata essere una scarsa cultura sul tema: la maggior parte delle persone partecipanti agli studi ha infatti affermato di percepire di avere troppo lavoro da svolgere in poco tempo e che la causa del mancato raggiungimento di obiettivi, anche assistenziali, fosse da imputare a mancanza di tempo.

Altre variabili riguardano: fattori personali quali puntualità, sprechi di tempo e qualità delle prestazioni dei dipendenti; ostacoli amministrativi e burocratici, vincoli organizzativi quali ad esempio politiche interne, presenza di meccanismi incentivanti, valutazione delle performance.
Ancora altre variabili determinanti da tenere in considerazione nelle riflessioni organizzative all’interno del TM sono risultate essere l’età dei dipendenti, il livello di istruzione, lo stato civile e il genere.

Le pratiche, così come le strategie di TM sono cruciali ed elementi fondamentali da implementare all’interno di ogni organizzazione.

In ambito infermieristico, persistono attualmente diverse carenze in tema di TM. Un’ ottimale TM permetterebbe di raggiungere risultati assistenziali desiderati e di migliorare le performance di management.
All’interno di questo studio è stata condotta una revisione della letteratura al fine di identificare le migliori strategie implementate dai dirigenti infermieristici per migliorare e organizzare il tempo e la programmazione stessa del lavoro.

Per approfondire

Di 677 referenze risultanti dalle banche dati, il processo di selezione ha portato ad includere nella revisione 11 studi.
All’interno degli studi inclusi le principali strategie di TM estrapolate dai ricercatori sono risultate essere:
Stabilire priorità/obiettivi: gestire efficacemente il tempo richiede necessariamente una distinzione tra ciò che è importante e ciò che
è urgente; diversi studi sono concordi nell’affermare che i compiti più importanti solitamente non sono i più urgenti. Le attività
professionali possono essere classificate in quattro quadranti: urgenti, non urgenti, importanti, non importanti.

Utilizzare uno strumento di pianificazione: gli strumenti di pianificazione personali includono agende, calendari, m-app, tabelloni, schede. Il suggerimento proveniente dagli studi è scegliere lo strumento di pianificazione più funzionale all’utilizzatore e utilizzarlo in misura coerente e costante.

Governo delle riunioni: è il processo di gestione di tutte le fasi in cui si articolano le riunioni; le azioni da prevedere riguardano preliminari, durante e posteriori ad ogni riunione e sono funzionali affinché le riunioni siano esaustive e non siano necessari incontri aggiuntivi.

Delegare: assegnare la responsabilità di un determinato compito a qualcun altro considerando le dimensioni competenza necessaria e competenza posseduta, liberando il proprio tempo per compiti che richiedono tale livello di competenza.

Pianificare: è il processo di organizzazione, controllo e ottimizzazione del lavoro e dei carichi di lavoro. La pianificazione riguarda tutti gli aspetti della filiera assistenziale: dalla programmazione dei fabbisogni all’assegnazione delle risorse umane, dalle tecnologie ai materiali per l’esercizio del lavoro.

Suddividere i progetti complessi in fasi: frammentare le milestones progettuali e le scadenze in compiti e obiettivi secondari più piccoli.

Utilizzare strategie di gestione del tempo efficaci all’interno di un’organizzazione risulta essere una leva vantaggiosa per tutti i componenti l’organizzazione stessa.

Tra i risultati emersi all’interno della revisione, l’istituto della delega risulta essere una tra le strategie più efficaci all’interno delle tecniche di time management.
All’interno delle variabili legate alla pianificazione, alcuni studi hanno validato differenti strumenti per misurare e correlare atteggiamenti e comportamenti degli infermieri relativamente al concetto di tempo; tra questi il Tool Time Inquiry Form (TMIQ-F) ha permesso di stratificare la produttività percepita tra gli infermieri suddividendo tra attività nelle fasce orarie mattutine o pomeridiane.
Identificare le principali strategie di time management descritte in letteratura può inoltre rappresentare un punto di partenza per definire altri strumenti con i quali leggere i propri contesti assistenziali definendo strategie di ricerca e modalità di ottimizzazione delle attività di cure infermieristiche erogate, così come di perseguire e mantenere un equilibrio ottimale tra attività lavorativa, ruolo all’interno dell’organizzazione e vita personale.

Revisione a cura di Fabio Bertoncini e Ignazia Lo Burgio

Fonte:

A rapid review of time management strategies among nurse managers L.Filomeno, M. Di Muzio, D. Tartaglini, M. Gigliello, S. Di Mario, D. Forte, D. Ivziku Clin Ter 2023; 174 (1):75-79 doi: 10.7417/CT.2023.25